unidad 3

UNIDAD III

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

-DEFINICIÓN Y TIPOS
-RAZONES DE SU EXISTENCIA
-LAS ORGANIZACIONES ENFOCADAS COMO SISTEMAS
-EFECTO DE LAS ORGANIZACIONES
-NECESIDADES ADMINISTRATIVAS
-TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN
-TEORÍA DE LA ORGANIZACIÓN

1.-Qué es Sistema de información:

Un sistema de información es un conjunto de datos que interactúan entre sí con un fin común.

Los elementos que conforma un sistema de información pueden ser datos, personas, actividades o cualquier tipo de recurso material, con lo cual la información llega  a ser procesada y transmitida adecuadamente.

En informática, los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada organización.

La importancia de un sistema de información radica en la eficiencia en la correlación de una gran cantidad de datos ingresados a través de procesos diseñados para cada área con el objetivo de producir información válida para la posterior toma de decisiones.

Componentes de un sistema de información
Los componentes que forman un sistema de comunicación son:
la entrada: por donde se alimentan los datos,

el proceso: uso de las herramientas de las áreas contempladas para relacionar, resumir o concluir,
la salida: refleja la producción de la información, y

la retroalimentación: los resultados obtenidos son ingresados y procesados nuevamente.

Tipos de sistemas de información

Sistemas de información formales
Son los sistemas que necesitan de estructuras sólidas para poder funcionar, como es el caso de los ordenadores.

Sistemas de información informales

Se trata de sistemas tipo artesanal, los cuales hacen uso de medios muy antiguos para proceder, como es el caso del lápiz y el papel, o del sistema boca a boca.

Sistema de información gerencial

Es el sistema empleado por la empresa en el sector gerencial a la hora de solventar cualquier inconveniente generado. A través de este se brinda información que lograrán solucionar los problemas con la interacción entre personas y tecnologías.
Toda la información que ofrece este tipo de sistema de información suele caracterizarse por su calidad, cantidad, oportunidad y relevancia.

Sistemas estratégicos
Son sistemas que pueden ser desarrollados dentro de la organización , los cuales pueden dar apoyo a la automatización de procesos operativos y llegan ofrecen datos que logran apoyar la toma de decisión.

Tiene como rol principal crear ventajas que logren superar a los competidores, como son las ventajas de servicios y costos, que se diferencien con proveedores y clientes.

Sistemas de procesamiento de transacciones
Este tipo de sistema ocurre al momento de una transacción hecha en una organización llega a almacenar, recopilar y alterar la información. Este tipo de sistema de información tiene como objetivo procesar cada un de las transacción que se realizan en la empresa diariamente.
Características
Automatiza tareas de operación de la empresa.
Es el primer sistema en implantarse en las empresas.

Se pueden adaptar a paquetes de aplicación.
Sus procesos y cálculos son sofisticados y simples.
Recolectan información.
Son de fácil justificación, donde sus beneficios son palpables y visibles.

Sistema de soporte a decisiones

Tipo de sistema que se emplea a la hora de buscar herramientas que ayuden con la toma de decisiones dentro de una empresa, el cual se enfoca en el estudio y la comparación de las variables que llevarán a este objetivo.
Este sistema interacciona las personas con las tecnología al momento de filtrar la información, para así elegir la decisión más conveniente.
Características
Aparecen luego de implantar la empresa los sistemas transaccionales.
La información generada se usa de apoyo a la alta administración y a los mandos intermedios.
Son sistemas muy amigables e interactivos.
El usuario final puede desarrollarlo sin ayuda de un analista o programador informático.

Llega a incluir la programación de flujo de fondos, de compra de materiales, de producción, de modelos de inventarios, de simulación de negocios, etc.

Sistema de información ejecutiva
Se trata de la información que suelen utilizar los gerentes de una empresa u organización, con el cual se tiene acceso tanto a la información interna como externa de la empresa.

A través de este tipo de  sistema de información se logra conocer todos los indicadores, tanto los que cumplen como los que no cumplen con las expectativas.


 Razones de la existencia de los sistemas de información

2.-La existencia de los sistemas de información están motivadas por los siguientes tres objetivos generales:

· Resolver un problema 

Actividades procesos o funciones que en la actualidad o quizás en el futuro, no satisfacen los estándares de desempeño o las expectativas para lo que es necesario emprender una acción que resuelva las dificultades.

Ejemplo Disminuir el número excesivo de errores en los datos de entrada eliminando la introducción manual de los datos de las ventas.

· Aprovechar una oportunidad 

Un cambio para ampliar o mejorar el rendimiento económico de la empresa y su competitividad dentro del mercado.

Ejemplo Captura de una base grande de clientes ofreciendo un nuevo programa con mayor numero de vuelos directos y descuentos en el precio del pasaje.

· Dar respuestas a directivos 

Proporcionar información en respuesta a órdenes, solicitudes o mandatos originados por una autoridad legislativa o administrativa, llevar acabo tareas de cierta manera, o también cambiar la información o tal vez el desempeño.

Ejemplo Notificar anualmente A quien corresponda utilizando para ello los formatos adecuados, los intereses obtenidos por ahorros, cuentas de cheques y de depósito a plazo fijo.


3.-Una organización es un conjunto de personas agrupadas con el fin de obtener una meta u objetivo, a través de un método o plan de acción y que cuentan con recursos para ello.
Para el propósito del análisis de una organización desde el punto de vista de la teoría, la palabra sistema toma un sentido particular: significa una pauta de relaciones dentro de un marco pertinente destinado a la realización de cierto propósito específico. Así, puede concebirse a una organización como un conjunto complejo de relaciones entre recursos físicos, humanos y trabajo, unidos en una red de sistemas. Los sistemas actúan como arterias que transportan recursos para generar procesos productivos y distributivos, para convertirse en los medios de satisfacer las necesidades de grupos de miembros. Existen sistemas internos cuya función es conectar entre sí a otros sistemas de la organización.
Ellos suministran bienes y servicios consumidos en la propia organización durante los esfuerzos por cumplir sus misiones. Un ejemplo podría ser el sistema de comunicación, que proporciona la información necesaria para mantener la organización y sus operaciones.
El enfoque de sistemas aplicado al concepto de administración analiza a la organización como a un sistema unido y dirigido compuesto por partes interrelacionadas. Cualquier sistema es una parte de cierto sistema más amplio y por ende constituye un subsistema, aún cuando cada uno se analice dentro de los límites definidos. Por ejemplo un conjunto de planos de una casa mostrará, entre otras cosas, el sistema eléctrico proyectado. El electricista demuestra que el sistema comienza en el punto de conexión con el servicio público (medidor) y termina con los enchufes y tomas dentro de la casa. Este sistema no es autosuficiente: necesita de la red de electricidad para funcionar. Es decir, que depende del sistema eléctrico y de los artefactos conectados y además depende de otro sistema que lo usa y lo repara, el sistema humano. Visto desde este punto de vista, una organización es un sistema complejo y abierto, en cuanto constituye un complejo de relaciones dentro de un marco pertinente. Y por ser un sistema dependiente, no puede existir sin el apoyo de otros marcos semejantes.


Trasladando las características que debe tener un sistema, analizamos que la organización:
Es una agrupación de entidades (personas) y funciones (roles) de manera tal que las relaciones pueden visualizarse y por lo tanto comprenderse claramente en un esquema o estructura (organigrama) o analizando la estructura informal.
Es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para ciertos objetivos o metas: generar productos o servicios que generen retornos monetarios.
Que es una estructura que contiene subsistemas (contabilidad, marketing, producción, procesamiento de datos, sistemas, finanzas, etc.

Existe un flujo de componentes que ingresan y salen del sistema (input y output): el proceso de producción de los productos o servicios.

4.-El efecto sinérgico de las organizaciones como sistemas abiertos

Una de las fuertes razones para la existencia de las organizaciones es su efecto sinérgico, es decir, en el resultado de una organización pueden deferir en cantidad o en calidad la suma de los insumos. La “aritmética organizacional” puede dar un resultado como 2+2 = 5 o bien, 2 más 2 unidades de insumo pueden dar 3,4,7,14, A,X,Z unidades de salida. Las unidades de salida pueden ser iguales, mayores o menores que las unidades de entrada. En el caso presentado, la salida 3 significa una organización con problemas. Las salidas A,X o Z representan dimensiones de salida que pueden ser cualitativamente diferentes de las unidades de entrada.
De la misma forma, cada participante de la organización espera que los beneficios personales de su participación en una organización sean mayores que sus costos personales de participación. En este sentido, también las organizaciones producen valor a través del efecto sinérgico. De un modo global, los recursos materiales, financieros y humanos -cuando son considerados como factores de producción- generan riqueza a través de la sinergia de la organización.

5.-La necesidad administrativa para la empresa surge a partir de que el contrato individual de trabajo sirve como documento fuente a través del cual se esclarecen responsabilidades, derechos y obligaciones para ambas partes, y la forma en que el trabajo se debe prestar y desarrollar.